Beslutningsprotokol 15/2 2017

Menighedsrådsmøde i Vor Frue – Vindinge Sogns Menighedsråd

Onsdag d. 15. februar 2017 kl. 19.00 i Samlingsstedet

Til stede: Bodil Frantsen, Else-Marie Høgstrup, Erik Johannes Larsen, Mette Bundgaard Rasmussen, Sofie Frost Bondorf, Mona Sørensen, Jeanett Bruntse-Olsen, Brian Jimmy Nielsen, Peter Laurits Schouboe, Seth Johnn Fjeldsted, Suppleant Nina Hestehave Degn, Suppleant Marianne Lauritzen.

Afbud: Mette Friborg Devantier, Karen Jensen

Referent: Martin Gundersen

1. Godkendelse af dagsorden:

Mona ønsker kirkebladet sat på som et punkt. Det får punkt nr. 11a.

Erik ønsker at nedsætte et udvalg vedrørende udlejning af Samlingsstedet og Ny sognegård. Det får punkt 11b.

Med disse ændringer blev dagsordenen godkendt.

2. Godkendelse af referatet fra sidste møde, samt underskrift:

Referatet blev godkendt og underskrevet

3. Status for nyt sognegård:

Erik informerede om følgende:

• Flere møder er afholdt med entreprenør, rådgiver/arkitekt og byggeudvalg for at få styr på økonomien og i særdeleshed uafklarede aftalesedler.
• Enkelte aftalesedler beløber sig til store beløb og entreprenør og rådgiver/arkitekt har ikke, på trods af flere møder, nået til enighed om disse.
• På vores sidste byggemøde d. 2/2 2017 forlod entreprenør inkl. byggelederen mødet da emnet dagbøder kom frem. Vi har nu modtaget mail fra entreprenørs advokat om at al kommunikation omkring økonomi skal gå igennem ham.
• Forventede afleverings dato er pr. 7. april 2017.
• Byggeudvalget er i gang med at indhente tilbud på møbler til salen og undervisningslokalet. Der vil blive leveret stole til ”prøvesidning” inden bestilling af disse.

Peter forespurgte om der bliver en afleverings gennemgang af bygningen.

Erik svarede at det gør der og ligeledes en 1. års og 5. års gennemgang af bygningen.

Peter forespurgte omkring økonomien i projektet holder.

Erik svarede at det har vi ikke 100 % på plads da vi mangler afklaring på enkelte, men temmelig store aftalesedler. Da al snak om økonomi skal gå igennem entreprenørs advokat er vi desværre ikke kommet på plads med den del. Vi arbejder på sagen og forventer at vide mere efter mødet med entreprenør og dennes advokat d. 2/3 2017.

4. Gennemgang af budget 2017:

Budget 2017 blev gennemgået efter ønske fra nye medlemmer af udvalg for at de på den måde får indsigt i deres budgettal.

5. Godkendelse af revisionsprotokollat af kasseeftersyn:

Revisionsprotokollat af kasseeftersyn 25/10 2016 blev gennemgået og da revisor ikke havde nogen bemærkninger til revisionen blev revisionsprotokollatet godkendt og underskrevet.

6. Regnskabsinstruks/underskrift:

Ny regnskabsinstruks blev gennemgået, godkendt og underskrevet.

7. Valg af 2 personer til Grundejer Foreningen Stålmosevænget:

Erik informerede om:

• At vi er medlem af Grundejer Foreningen Stålmosevænget.
• At der er en verserende sag vedrørende stien som forbinder Stålmosevænget med stisystemet i den nye udstykning, ved vores nye kirkegård i Vindinge, som ikke er afklaret.
• Vores tidligere repræsentanter i foreningen er gået ud af menighedsrådet og vi skal derfor vælge 2 nye repræsentanter.

Peter og Erik blev valgt som nye repræsentanter i foreningen.

8. Orientering:

• Formanden:

- Invitation til Stiftsdag d. 25/3 blev delt rundt. Husk sidste tilmelding til kirkekontoret er 24. februar. Kirkekassen afholder udgiften til dette arrangement.

- Invitation til DSUK årsmøde d. 2/3 Konventhuset ved Roskilde domkirke.

- Invitation til Kirkegårdskonference d. 9/3. Bodil og Mona deltager og Martin tilmelder.

• Præsterne:

- Vi får en præstepraktikant i 4 uger i løbet af foråret. Han vil sandsynligvis deltage ved vores menighedsråd/medarbejder møde d. 28/2.

- Invitation til menighedsråd/medarbejder møde d. 28/2 blev delt ud og bliver sendt ud til alle d. 16/2.

- Gunnar Gundersen fra Kafe Klaus har henvendt sig med et ønske om at få en salmebog fra hver af vores kirker med deres respektive navne på. Tanken er at få fra hele Roskilde området. Det blev godkendt at Sofie må aflevere 2 salmebøger til Kafe Klaus.

• Kontaktperson:

- Jonathans kontrakt er ændret så den gælder til og med 31/3 2017. Han har fået andet job og har ikke mulighed for at hjælpe yderligere under Stines barsel.

- Stine forventes tilbage pr. 1/6 2017.

- Mette informerer om at skille døren i salen i Samlingsstedet er i så dårlig stand at der skal gøres noget ved det nu. John vil arbejde på at få en håndværker til at se på det.

- Samlingsstedet har brug for en ny industri kaffemaskine, da de gamle almindelige maskiner ikke har nok kapacitet til formålet. John indhenter tilbud på ny maskine.

- Bodil pudser vinduer i Samlingsstedet løbende igennem året, da vinduespudser kun kommer 2 gange om året. Fremadrettet bør vi kigge på om vinduespudseren skal komme 4 gange om året i Samlingsstedet og i den Ny Sognegård.

• Aktivitetsudvalg:

- Else-Marie er efter konstituering i udvalget blevet formand.

- Sogneudflugt er planlagt til 31/5 2017.

- Vi er i gang med planlægning af efterårsprogrammet.

• Kirkegårdsudvalg:

- Brian er efter konstituering i udvalget blevet formand.

- Hække langs gange på Vor Frue vil blive rettet op, så de ikke står som en slange.

- Stenhugger har stabiliseret gravsten på Vor Frue, så afspærring er nu fjernet.

- Rampe midt på Vor Frue vil blive stabiliseret med flere sten for at forhindre nedstyrtning.

- Lindetræer på Vor Frue bliver beskåret jf. tidligere beslutning i menighedsrådet.

- Der er blevet afholdt driftsmøde med Roskilde Kirkegårde hvor overgartneren og de to faste gartnere deltog. Der vil fremadrettet blive holdt 3 møder årligt.

- Ved den nye kirkegård i Vindinge er der et trekantområde med særlige hundelorteudfordringer. Det er lige overfor kirkegården ved stien til Stålmosevænget. Der påtænkes at skulle sættes skilte op for at dæmme op for det.

- Det er et problem på Vindinge at der bliver sat mere end 2 ting på plade gravsteder. Der påtænkes at skulle sættes skilte op omkring dette.

- Der er indført en ny arbejdsgang fra Roskilde kirkegårde omkring grandækning. Det bliver nu lavet stående og derefter lagt på gravsteder. Det har betydet at graverne kan reducere deres tid på knæ væsentligt.

- Der er blevet fældet en del træer ved den ny kirkegård i Vindinge efter det kraftige snefald som betød mange knækkede grene/træer.

Peter forespurgte omkring den lidt ringe belysning på kirkerne omkring juletid.
John svarede at det bliver der fokus på efter byggeriet af sognegården er færdig og inden det bliver jul igen.

• Kirkeværge:

- Arbejder stadig med sti belysning ved præstegården.

- John ønsker at træde ud af ansættelsesudvalget omkring ansættelse af ny kirketjener.

• Kasseren:

- Har været en tur omkring kirkekontoret for at få indblik i regnskabsprogrammet.

- Regnskab 2016 skal være færdiggjort til næste menighedsrådsmøde.

9. Møde med Paperboy:

Paperboy har inviteret til inspirationsmøde. Nina deltager som repræsentant for os.

10. Udlejning af kontor i Samlingsstedet til Folkekirkens Skoletjenesten:

Erik informerede om Folkekirkens skoletjeneste udfordringer omkring at finde kontorlokale samt mødelokale til 2 ansatte. Samlingsstedet ligger midt i deres område, så geografisk er det et godt sted at have kontor. Skoletjenesten vil betale udgifter til at gøre lokalerne i stand til brug for dette og derudover vil de betale husleje for brug af lokalerne.

Bodil informerede om at ”scenen” bliver brugt til anretter plads ved begravelseskaffe nogle gange om året og at den vil være savnet når der er mange gæster.

Sofie mener, at skoletjenestens ansatte skal være indstillet på at samlingsstedet bruges i sognesammenhænge – nogen gange også i tidsrummet for almindelig kontortid. Det vil være en hjælp, hvis de får adgang til at se vores interne kalender.

Sofie synes at det vil være dejligt med mere liv i Samlingsstedet og en daglig gang i huset vil også være med til at huset bliver mere udluftet og indeklimaet derfor bliver bedre.

Sofie understreger vigtigheden af at både Bodil og Mona skal være med inde over planlægningen af de praktiske ting som rengøring og daglige ”spilleregler” i huset.

Det blev godkendt at gå videre med projektet.

11. Flytning af gravsten:

Erik informerede omkring en borgers ønske om at få en gravsten flyttet fra et udløbet urne gravsted i Næstved til et gravsted på Vindinge kirkegård. Gravsted skal erhverves og stenen efterfølgende placeres derpå.

Borgerens ønske blev godkendt af menighedsrådet.

11a. Kirkebladet

Mona synes at det var dejligt at kirkebladet nr. 1, 2017 kom ud til uddelerne i så god tid. Det giver dem mulighed for at dele dem ud over 2 weekender. Mona håber at det fremadrettet vil være en mulighed.

Sofie svarede at vi venter så længe som muligt med at sætte bladet i trykken for at få så meget stof med som muligt i bladet. Vi vil prøve at have det klart så hurtigt som muligt, men vi kan ikke love noget.

Martin informerede om at trykkeren havde været ekstra ordinær hurtig til at trykke det sidste blad og at bladet derfor blev leveret 4 dage før. Dette var også med til at give uddelerne den ekstra tid.

Mona er i tvivl om hvem som skal sørge for levering af blade til Samlingsstedet og Vor Frue kirke.

Martin svarede at han ikke var klar over at Mona tidligere har gjort dette, men at fremadrettet skal Mona stå for det.

11b. Nedsættelse af udvalg vedrørende udlejning af Samlingsstedet og Ny sognegård:

Udvalg bestående af Sofie, Bodil, Mona, Mette R., Jeanette, Marianne og Martin blev nedsat.

Der blev aftalt møde d. 22/3 kl. 16 i Samlingsstedet.

Martin udsender diverse dokumenter omkring vores nuværende udlejninger til brug for arbejdet.

12. Aktionsliste:

Aktionslisten blev drøftet om det var noget vi skulle fortsætte med.

Der var enighed om at det skulle den og den vil blive opdateret og tages op på hvert menighedsrådsmøde fremadrettet.

13. Eventuelt:

Else-Marie informerede om at der er et Kirkeværge kursus d. 21/3.

Mona spurgte hvorfor Skærtorsdags gudstjenesten samt efterfølgende spisning er rykket til Vindinge. Den plejer at ligge i Vor Frue.

Sofie svarede at tanken med Skærtorsdags gudstjenesten er at den skal være på skift i Vindinge og Vor Frue. Den har ligget i Vor Frue 2 år i træk på grund af byggeriet og da vi måske er så heldige at den Ny sognegård er færdig er det oplagt at lægge den i Vindinge i år.

Samtidig går vi ind i en periode uden så mange arrangementer og det vil være synd ikke at kunne bruge den nye sognegård så meget som muligt, når nu den langt om længe er færdig.

Næste møde: Tirsdag d. 28/2 2017 kl. 18.00 i Samlingsstedet.