Beslutningsprotokol 18/1 2022

Menighedsrådsmøde i Vor Frue – Vindinge Sogns Menighedsråd

Tirsdag d. 18. januar 2022 kl. 19.00 i Sognegården

Beslutningsprotokol

Til stede: Else-Marie Høgstrup, Erik Johannes Larsen, Mette Rasmussen, Bodil Frantsen, Heidi Frost Andersen, Thomas Feddersen, Sofie Frost Bondorf, Seth Johnn Fjeldsted, Kjeld E. Sørensen, Hanne Hellerup Ladegaard-Pedersen

Afbud: Lotte Søndergaard Møller, Karina Ankjær Johansen, Maiken Gotlieb Wilhelmsen, Jeanett Bruntse-Olsen, Jørn Blædel Zinglersen, Marianne Lauritzen

Referent : Martin Gundersen

1. Godkendelse af dagsorden:

Punkt 4 blev omdøbt til 4 A. Der blev indført et punkt 4 B: Indsamling Folkekirkens Nødhjælp.
Med de ændringer blev dagsordenen godkendt.

2. Godkendelse af beslutningsprotokol fra sidste møde, samt underskrift:

Beslutningsprotokollen blev godkendt og underskrevet.

3. Evaluering af julens aktiviteter og gudstjenester:

Efter en lang drøftelse omkring julens aktiviteter og gudstjenester besluttede menighedsrådet følgende:

- Alle juleaftensgudstjenesterne rykkes så de starter en halv time før de gjorde i 2021.

- En beslutning om vi skal fortsætte med at have billetter til juleaftensgudstjenesterne skal sættes på aktionslisten, og en beslutning derom skal tages på menighedsrådsmødet d. 16/8 2022.

- Koncerter, brødauktion og andre jule arrangementer overvejes og ideer drøftes på menighedsrådsmødet d. 16/8 2022.

4 A. Udlejning af Sognegård /Samlingsstedet:

Sognegården og Samlingsstedet bliver flittigt brugt ikke kun til kirkens egne aktiviteter men også af foreninger og ved udlejning til private fester. Især udlejningen slider på både lokaler og personale. Erfaringer og regulativer blev diskuteret og det blev besluttet at ændre lidt i reglerne på følgende punkter:

- Ved sammenkomster efter begravelser/bisættelser vil lejen dække: samtale med pårørende om arrangementet, evt. indkøb, borddækning, kaffebrygning. Familien har selv ansvar for afvikling, oprydning, opvask, rengøring.

- Ved udlejning til private fester kan udlejer tidligst komme til kl. 16 dagen før.

Præster, formand og personale fik lov til at rette regulativerne til på baggrund af diskussionen på punktet og lade ændringer gælde fra dags dato.

4 B. Indsamling Folkekirkens Nødhjælp:

Erik havde modtaget en henvendelse om vi kunne bidrage, til landsindsamlingen 13/3 2022, med indsamlingsleder(e). Vi drøftede henvendelsen, men besluttede at vi ikke havde mulighed for at hjælpe. Erik underretter Folkekirkens Nødhjælp.

5. Orientering:

• Formanden:
    - I lamperne i den store sal i Sognegården er der blevet isat kraftigere lyskilder.
    - Der er sat lys følere op på toiletterne i Sognegården.
    - Stien bag ved kirkegården i Vindinge er helt færdig. Vores gravere har dog lovet at kigge på beplantningen ved
       hjørnet ud mod Stålmosevænget hvor noget af beplantningen er fjernet/skåret ned. Hvis vi skal efterplante noget
       er det kommunen som, jf. kontrakten, skal dække de udgifter.
    - Skattefrit honorar til de menighedsrådsmedlemmer som er berigtiget til det er udbetalt.
    - Vi har modtaget et takkebrev fra Kirkens Korshær for årets juleaftensdags kollekt.

• Præster:
    - Sofie:
       Skal vi fortsat have Skærtorsdagsaftensgudstjeneste i Vor Frue med spisning efterfølgende spurgte Sofie?
       Menighedsrådet besluttede at det skal være som vi plejer.

       Jeg får igen en praktikant (Anette Samsø) som skal følge mig i 5 uger. Nogle af jer vil nok blive involveret til
       samtaler eller andet i den forbindelse.

    - Thomas:
       Der er møde om Vindingedagene 2022 onsdag 19/1 2022. Her afgøres det om de skal gennemføres. (I skrivende
       stund er det vedtaget at de gennemføres)

       1000 års jubilæet i slutningen af januar er aflyst.

       Konfirmandtræf 2022 i Roskilde Domkirke er aflyst.

       Brødauktion 2. søndag i advent 2021 gav lige over 9000 kr. til Kafe Klaus.

       Fastelavn ligger sidste søndag i vinterferien.
       Jørn og Martin sætter 2 tønder op udenfor.
       Der vil også være en paptønde indendørs.
       Else-Marie, Henrik og Bodil står for forplejning efter aftale med Heidi.

       Der er koncertgudstjeneste med Valentines tema d. 6/2 i Vor Frue.

       Det nye Amen er udkommet.

• Kontaktperson:
     - Der har været afholdt en uformel samtale med Stephan før jul. Han virkede godt tilfreds.
    - Sofie har holdt møde med gravere og kirketjener om bemandingen til begravelser og bisættelser. Det er aftalt, at
       Heidi som udgangspunkt har bisættelser i Vindinge og gravere i Vor Frue. Og i de tilfælde, hvor dette ikke kan lade
       sig gøre dækker de for hinanden.
    - Der er afviklet MUS-samtaler med næsten hele personalegruppen.
    - Stine forventes tilbage fra orlov d. 1/3 2022. Lise er fraværende fra slutningen af februar og i marts og derfor er
       Louise ansat som vikar til og med 30/3 2022.

• Aktivitetsudvalg:
    - Intet nyt, men læs det nye Kirkenyt for at se aktiviteterne indtil lige før Påske.
    - Else-Marie spørger om deadline for det næste KirkeNyt? Thomas svarer at det formentlig bliver i begyndelse af
       marts.

• Kirke- og Kirkegårdsudvalg:
    - Der har været møde i Kirke- og Kirkegårdsudvalget d. 5/1 2022.
       Stephan deltog og desværre havde Dyveke ikke mulighed for at deltage.
    - Stephan er faldet godt til.
    - Stephan fortalte at status er at de er lidt bagud, men er ved at have et mindre efterslæb indhentet.
    - Stephan vil lave en status i løbet af foråret over maskiner, opgaver og ideer som han vil præsentere for udvalget.
    - For lidt strøm i køkkenet i graverhuset i Vor Frue. Johnn har opgaven.
    - Graverne er igen gået i gang med at lægge (rugbrøds) sten, i gangene foran gravstederne, som er en løbende
       opgave der arbejdes på.
    - Lågerne virker på ny kirkegård.
    - Der arbejdes fortsat på vedtægterne.
    - Der vil være en kirkegårdsvandring i foråret med graverne.
    - Er der noget nyt om projektet Skovkirkegård i Vor Frue? Erik svarede at det er der ikke på nuværende tidspunkt.
    - Else-Marie spørger om kontakten til blæseren til orgelet i Vindinge kan flyttes uden for den kasse den sidder i nu?
       Johnn har opgaven.
    - Erik spørger om vi skal have lys på den ny kirkegård efter at vi har lavet stien?
       Det blev drøftet og givet videre til overvejelse i Kirke- og kirkegårdsudvalget.

• Kirkeværge:
    - Arbejder med elektriker i Vor Frue med lamperne langs stien på vejen op mod kirken. Der skal formentlig graves så
       en ledning i jorden, kan blive udskiftet.
    - I samme ombæring vil der blive sat en ekstra fase op i graverhuset i Vor Frue som der er blevet bedt om.

• Kasseren:
    - Intet at berette.

• Medarbejderrepræsentanten:
    - Heidi har modtaget en forespørgsel fra en kirkegænger om han kan komme i praktik hos Heidi. Heidi fik lov til at gå
       videre med forespørgslen, hvis der kommer en officiel henvendelse fra kommunen og vende det med
       kontaktpersonerne som vil tage afgørelse i samråd med Heidi.

• Øvrig orientering:
    - Intet at berette.

6. Afsløring af Præstetavle:

Menighedsrådet besluttede at afsløre præstetavlen i Vor Frue søndag d. 6/2 efter koncertgudstjeneste.
Tidligere præster inviteres med.
Heidi sørger for servering efter gudstjenesten i form af petit four og boblevand.

7. Himmelske dage 2022:

Mette og Erik informerede fra mødet om Himmelske dage som de havde deltaget i.
Der er behov for mange frivillige til mange forskellige opgaver.
En af de opgaver vi som menighedsråd formentlig skal stå for er at lave kaffe og bage kager til efter åbningsceremonien.
Der er dog ideer fremme om at få hjælp fra civilforsvaret til opgaven. Mere information vil følge løbende.

8. Samlingsstedets ombygning:

Mette gennemgik de nyeste tegninger og informerede om udvalgets tanker og hvordan tidsplanen ser ud pt.
Erik fortalte om muligheden for at kalde Samlingsstedet for Vor Frue sognegård, nu når den ”gamle” Vor Frue Sognegård har skiftet navn.
Vi drøftede muligheden og et andet forslag til navn der kom frem var ”Kirkens hus”.
Vi besluttede at gå videre med ideen og et eventuelt navneskifte bliver skrevet på aktionslisten.
Erik kontakter i første omgang kommunen.

9. Aktionsliste:

- Historien om Poppelgården er udført og slettes.
- Kollektudvalg ændres til at have slut tidspunkt i 2022.
- Julens aktiviteter og gudstjenester (Undtaget Juleaftensgudstjenester) skrives på listen til behandling på 
   menighedsrådsmødet møde 16/8 2022.
- Billetsystem til juleaften skrives på listen til behandling på menighedsrådsmødet møde 16/8 2022.
- Eventuelt navneskifte på Samlingsstedet skrives på listen til behandling på førstkommende menighedsrådsmøde når der er
   indkommet nye oplysninger og en eventuel beslutning skal tages.

10. Eventuelt:

- Johnn spurgte ind til menighedsrådets indtryk af bogbytteskabet.
   Den generelle holdning er at det benyttes en del og mange er glade for det.

- Johnn spurgte ind til hvornår lyset på kirkerne skal slukkes.
   Heidi svarede at de skal slukkes efter kyndelmisse.

- Else-Marie informerede om at alle Distrikt foreninger i Roskilde Stift er i gang med at planlægge ”valg til Bispeembedet”
   debat arrangementer. Der bliver arrangementer 4 steder og en dato er på plads og det er i Roskilde hallen d. 30/3 2022.

Næste møde er d. 16. februar 2022 i Samlingsstedet i Vor Frue.