Beslutningsprotokol 25/1 2023

Menighedsrådsmøde i Vor Frue – Vindinge Sogns Menighedsråd

Onsdag d. 25. januar 2023 kl. 19.00 i Sognegården

Beslutningsprotokol

Til stede: Else-Marie Høgstrup, Erik Johannes Larsen, Bodil Frantsen, Sofie Frost Bondorf, Jeanett Bruntse-Olsen, Lotte Søndergaard Møller, Karina Ankjær Johansen, Hanne Hellerup Ladegaard-Pedersen, Seth Johnn Fjeldsted, Bodil Frantsen, Kjeld Erik Sørensen, Marianne Lauritzen, Thomas Feddersen, Jørn Zinglersen (Suppleant), Heidi Frost Andersen (Medarbejderrepræsentant)

Afbud: Maiken Gotlieb Wilhelmsen, Mette Rasmussen

Referent : Martin Gundersen

1. Godkendelseaf dagsorden:

Dagsordenen blev godkendt.

2. Godkendelse af beslutningsprotokol fra sidste møde, samt underskrift:

Beslutningsprotokollen blev godkendt og underskrevet.

3. Evaluering af julens aktiviteter og gudstjenester:

Efter en drøftelse omkring julens aktiviteter og gudstjenester besluttede menighedsrådet følgende:
- Juleaftensgudstjenesterne 2023 afholdes på samme tidspunkter som i 2022.
- Koncerter, brødauktion og andre af julens arrangementer blev evalueret og evalueringen tages
  med i planlægningen af julens arrangementer for 2023.

4. Udlejning af Sognegård/Samlingsstedet:
Efter menighedsrådsmødet i november, blev det besluttet at der skulle laves et oplæg til debat omkring udlejning af Sognegården og Samlingsstedet, som skal danne grundlag for ændringer af lejebetingelser og priser. Oplægget var sendt ud som bilag med dagsordenen til dagens menighedsrådsmøde.

Efter en grundig debat besluttede menighedsrådet følgende:

Priser:
Leje af Sognegården og Samlingsstedet, til anledninger som beskrevet i vores regulativer, vil pr. 1/2 2023 koste kr. 3.000.
Leje af Sognegården og Samlingsstedet, til begravelseskaffe, som beskrevet i vores regulativer, vil pr. 1/2 2023 fortsat koste kr. 1.000.
Leje af Samlingsstedet for 4 timer, som der hidtil har været mulighed for, vil der pr. 1/2 2023 ikke være mulighed for længere.

Udlån af Sognegård og Samlingsstedet til foreninger:
Gældende fra 1/2 2023 vil lokale foreninger der har hjemsted i Vor Frue eller Vindinge sogne fremadrettet have mulighed til at låne Sognegården og Samlingsstedet til generalforsamlinger. Arrangementet kan tidligst bookes 3 måneder før og på betingelser som er beskrevet i vores regulativer.

Udlån af Sognegård og Samlingssted til kirkelige formål:
Møder og kurser i kirkeligt regi, for eksempel Distriktsforening, Skibet, Stiftsudvalg, Provstimøder mm. kan booke lokalerne op til 6 måneder før. Det kræver dog en særlig aftale med præsterne.

Udlejning af Sognegård og Samlingsstedet til menighedsråd og personale:
Menighedsråd og personale har mulighed for at benytte lokalerne til private anledninger på samme vilkår som privat udlejning ifølge regulativerne. Dog kan sådanne aftaler indgås op til 6 måneder før efter aftale med en af præsterne og foretages uden beregning.

5. Orientering:

Formanden:
- Vi har modtaget en tak fra Kirkens Korshær for jule kollekten.
- Vi har modtaget en tak fra Vindinge KulturCenter for Menighedsrådets madlavningsaften.

          Præst:
          Sofie

- Det har været fantastisk at være en del af en personalegruppe og et menighedsråd hvor jeg virkelig kunne mærke
  sammenholdet og styrken, i forbindelse med især 2 ting, siden sidste menighedsrådsmøde.
- I dagene op til juleaften og på dagen var Heidi syg. Man bliver lidt svedt når man står i sådan en situation. Men så
  finder jeg Dyveke der velvilligt tager 1 af de 2 ubesatte tjenester. Lotte og Jeanett blev spurgt om den anden
  tjeneste og begge 2 sagde ja til at ville hjælpe. Det endte med at Lotte tog den.
- Da Mettes datter døde, har jeg oplevet at alle har været er gode til at snakke sammen både før og efter
  bisættelsen. Ligeledes blev det at afvikle en bisættelse med 250 deltagere, en opgave hvor alle trådte til og gjorde
  en kæmpe indsats for at alting skulle lykkes.
- Ved sidste menighedsrådsmøde talte vi om en henvendelse fra Roskilde kommune om at lave et gå hold.
  I forbindelse med et Facebook opslag i gruppen ”Det sker i Vindinge” omkring noget lignende bød jeg ind til et
  samarbejde. Det er nu tredje gang i dag med omkring 15 deltagere. Hver onsdag formiddag laver vi kaffe til gå
  holdet og de sidder i konfirmandstuen hvis der er plads ellers er de i mødelokalet. Jeg har tænkt at det ville blive
  svært, at få nye deltagere ind til vores arrangementer og så lige pludselig kommer denne mulighed. Sofie foreslår
  at vi skal prøve det samme i Vor Frue og gøre det i forbindelse med at Samlingsstedet er færdigt.
- Når Samlingsstedet er klart, vil der være en vis nysgerrighed omkring det. Vi bør lave en del arrangementer i
  Samlingsstedet så folk kan komme til dem og samtidig se hvad der er sket indenfor.
- En ide vi kunne have i støbeskeen kunne være at vi under Roskilde festivalen kunne lave et arrangement om
  tirsdagen før festivalen, for de frivillige i byen som yder et stort arbejde før, under og efter Festivalen.

Thomas

- Vores KirkeNyt er et blad vi stadig har brug for i vores lokalsamfund.
  Sofie og jeg har holdt møde med ny grafiker for at undersøge muligheden for et alternativ til vores nuværende
  blad. Det var et godt møde som endte med at grafikeren fik til opgave at komme med et forslag til vores KirkeNyt
  ud fra den samme information som vores hidtidige grafiker har til rådighed.
  Forslaget (Som blev fremvist) er i et nyt format og med spændende ændringer.
  Til yderligere information er der sket en væsentlig stigning i prisen hos vores nuværende grafiker og priserne ligger
  en del lavere hos den ny grafikker.
  Thomas er tiltalt af det nye format og ændringerne.
  Menighedsrådet besluttede at næste KirkeNyt skal udarbejdes af den nye grafiker.
- Vindingedagene bliver afholdt d. 14. - 29. april 2023 og der er lige åbnet for tilmelding til programmet.

Kontaktperson:

- Der er blevet afholdt nogle MUS samtaler i december. Resten bliver holdt i nærmeste fremtid.
- Som tidligere informeret om pr mail er Louise blevet ansat som gravermedhjælper på timeløn i 15 timer om ugen.
  Når hendes sag om flexjob er behandlet på plads, vil hendes ansættelse blive ændret til en flexjob ansættelse.
 

Aktivitetsudvalg:

- Der er kommet en ændring, på grund af sygdom, til foredraget d. 2/2 2023. Rosa fra Bagedysten mm. kommer i
  stedet og holder foredrag.
- 7/2 er der foredrag i Kulturcenteret med Jens Worning med titlen: Hvor står Ukraine efter næsten et år i krig?
- Resten af aktiviteterne kan ses i KirkeNyt.
- Der er Fastelavn d. 19/2 2023. Else-Marie eller Jeanett hjælper Heidi på dagen, men flere er velkomne.

Kirke- og Kirkegårdsudvalg:´

- Har holdt møde med Stephan omkring for hække. Stephan mener at der skal en entreprenør til at grave de store
  hække op. Januar og februar er den periode hvor der er tid til dette. Stephan vurderer at det vil koste 100.000 kr.
  fordelt på 3 år.
- Der er ikke sat penge af til en Kirkegårdskonsulent i 2023.
- Stephan siger at det går godt med Louise.

Kirkeværge:

- Varme i Vor Frue kirke volder stadig problemer og der er koldt. Johnn snakker med Stephan.
- Der har været vand i kælderskakten ved Vor Frue kirke som er ordnet.

Kasseren:

- Martin er næsten færdig med årsregnskabet.

Medarbejderrepræsentanten:

- Tak for at folk træder til ved min sygdom i juletiden.

Øvrig orientering:

- Erik informerede om resultatet af 5. års gennemgangen af sognegården.

6. Dato for sogneudflugt og turforslag:

Menighedsrådet besluttede at årets sogneudflugt skal lige d.14/6 2023.
Thomas, Johnn og Erik er ansvarlig for sogneudflugten.

7. Samlingsstedets ombygning:

Erik informerer:

- Der er byggemøde hver tirsdag med overraskelser næsten hver gang.
- Der er kommet ny byggeleder, da den tidligere er stoppet i firmaet.
- Den gamle dør fra depotet er smidt ud på trods af lovning på at låsecylinder skulle genbruges.
- Dørene i salene lukker indad og de skal være udad. Nye døre er bestilt.
- Alle nye indvendige døre er ikke bestilt og da de ikke er lagerførende bliver der formentlig en periode med hvide døre
  indtil de rigtige bliver leveret.
- Der kommer ikke akustiklofter op i køkkenet på grund af snavs og fedt fra madlavning vil sætte sig deri og rengøring af
  dem ikke er mulig.
- Der er kommet en ny tidsplan endnu. I skrivende stund er den kommet og den nye dato for færdiggørelsen af byggeriet,
  er sat til d. 13/3 2023.
- Formentlig bliver der lagt teglsten op i uge 5.
- Malerarbejdet er så småt gået i gang.
- Erik spørger Menighedsrådet, om ikke vi skal købe nye lamper, til konfirmandsalen så de bliver tidssvarende med resten
  af huset. Menighedsrådet besluttede at købe nye lamper.

8. Gravsted på Ny Vor Frue kirkegård:

Menighedsrådet drøftede et gravsted på Vor Frue kirkegård som står til at blive nedlagt, hvis ingen pårørende vil overtage det. Et familiemedlem har henvendt sig og fortæller at de har fået at vide at gravstedet er bevaringsværdigt. I hverken menighedsrådets arkiver eller i Roskilde museets optegnelser over bevaringsværdige gravsten og gravsteder, står det som bevaringsværdigt. Menighedsrådet besluttede at gravstedet skal nedlægges, hvis den pårørende ikke ønsker at overtage det. Hanne informerer den pårørende.

9. Aktionsliste:

- Punktet ”Lyd absorbering i den lille sal i Samlingsstedet” slettes da det er udført.
- Punktet ”Udlejning og udlån af sognegården og Samlingsstedet” slettes da det er behandlet dd.
- Punktet ”Gå fællesskab” ændres til ”Gå fællesskab i Vor Frue” da der er sat et hold i gang her i Vindinge.

10. Eventuelt:

- Thomas: Stor ros til Loïc og musiker for et skønt postludium juleaften.
- Sofie: Der er lavet aftale med Mille om at tage video og billeder til Krea cafe, Nål og Tråd, babysalmesang og børnekor.

Næste møde er d. 2. marts 2023 i Sognegården i Vindinge.